Termeni și condiții

1. Cine suntem

Platforma Leaply (leaply.ro) este operată de ARHAI S.R.L., cu sediul în Str. Piatra Craiului nr. 36G, Oradea 410183, jud. Bihor, Nr. Reg. Com. J2016000743052, CUI RO35913161 („Leaply", „noi"). Ne poți contacta la salut@leaply.ro.

2. Serviciul

Leaply este un serviciu software (SaaS) care răspunde automat lead-urilor afacerii tale pe canale precum WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Facebook Lead Ads, formular web, SMS și telefon, îi califică prin întrebări configurabile și poate propune programări. Serviciul include un panou de administrare, integrări opționale (ex. Google Calendar, Calendly, CRM prin API/webhook) și rapoarte.

3. Contul și utilizarea

Ești responsabil pentru confidențialitatea datelor de autentificare și pentru activitatea din contul tău. Serviciul poate fi folosit doar în scopuri legale; este interzisă utilizarea pentru spam, mesaje nesolicitate în masă, conținut ilegal sau înșelător. Trebuie să ai temeiul legal de a comunica cu persoanele ale căror date le introduci sau le conectezi la Leaply, inclusiv pentru mesajele automate de revenire (follow-up) și reamintirile prin SMS pe care le activezi.

Pe Messenger, Instagram și WhatsApp, mesajele automate de revenire se trimit doar în fereastra de 24 de ore de la ultimul mesaj al persoanei, conform regulilor Meta; în afara ei, Leaply nu trimite follow-up automat pe aceste canale. Ești responsabil să respecți și politicile platformelor pe care le conectezi (Meta, WhatsApp, operatorii de telefonie).

4. Abonamente, plăți și facturare

Planurile și prețurile sunt afișate pe leaply.ro (Trial gratuit 14 zile, apoi pachetele Social, Complet și Total — abonamente lunare sau anuale în lei, prețuri fără TVA; TVA 21% se adaugă la plată). Plata se procesează prin Stripe; facturile fiscale se emit automat, în lei. Agențiile din programul Leaply Partener plătesc pentru conturile clienților lor, conform condițiilor afișate pe leaply.ro/agentii. Fiecare plan include un număr lunar de conversații; la depășire te anunțăm și îți propunem un plan superior. Poți anula oricând — abonamentul rămâne activ până la finalul perioadei plătite. Sumele deja facturate nu se rambursează, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.

5. Conținutul și datele tale

Rămâi proprietarul datelor introduse (configurări, cunoștințe despre afacere, date despre lead-uri). Ne acorzi o licență limitată de a le prelucra strict pentru furnizarea serviciului. Detalii despre prelucrarea datelor cu caracter personal găsești în Politica de confidențialitate.

6. Răspunsuri generate de AI

Răspunsurile asistentului sunt generate automat pe baza configurării tale. Facem eforturi rezonabile ca acestea să respecte regulile setate de tine, dar nu garantăm acuratețea fiecărui răspuns. Ești responsabil de verificarea informațiilor comerciale critice (prețuri, termene, angajamente) comunicate clienților tăi.

7. Disponibilitate și limitarea răspunderii

Ne propunem o disponibilitate cât mai ridicată, fără a garanta funcționare neîntreruptă; serviciul depinde și de platforme terțe (Meta, Google, operatori SMS/telefonie, Stripe). În limita maximă permisă de lege, răspunderea noastră totală este limitată la sumele plătite de tine în ultimele 12 luni. Nu răspundem pentru pierderi indirecte (profit nerealizat, pierderi de date cauzate de terți etc.).

8. Suspendare și încetare

Putem suspenda sau închide conturi care încalcă acești termeni (cu notificare, când e rezonabil). Tu poți închide contul oricând; la cerere, îți exportăm sau ștergem datele conform legislației aplicabile.

9. Modificări

Putem actualiza acești termeni; modificările semnificative se anunță pe email cu minimum 15 zile înainte. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare înseamnă acceptare.

10. Legea aplicabilă

Se aplică legea română. Litigiile se soluționează amiabil sau de instanțele competente din Oradea. Consumatorii pot apela și la procedura de soluționare alternativă a litigiilor, SAL (ANPC).

Anexa 1 — Acord de prelucrare a datelor (DPA)

Această anexă face parte integrantă din Termeni și se aplică în măsura în care, prin utilizarea serviciului, ne transmiți date cu caracter personal ale clienților și potențialilor tăi clienți („lead-uri"), în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

A1.1. Rolurile părților

Pentru datele lead-urilor tale, tu ești operator (stabilești scopurile și mijloacele), iar ARHAI S.R.L. acționează ca persoană împuternicită (procesor), prelucrând datele exclusiv conform instrucțiunilor tale documentate — adică configurarea contului și funcționarea serviciului. Pentru datele contului tău (email, facturare), Leaply e operator, conform Politicii de confidențialitate.

A1.2. Obiectul, durata și natura prelucrării

Obiect: recepționarea, stocarea și procesarea mesajelor și datelor de contact ale lead-urilor (nume, telefon, conținutul conversațiilor, date de programare), generarea de răspunsuri automate și rapoarte. Durata: pe durata contractului; la încetare, datele se șterg sau se restituie conform A1.7. Categorii de persoane vizate: clienții și potențialii clienți ai afacerii tale. Categorii de date: date de contact, identificatori pe platformele de mesagerie, conținutul conversațiilor și al apelurilor, serviciul solicitat și datele programării; categorii speciale de date doar în condițiile din A1.3.

A1.3. Date privind sănătatea și alte categorii speciale (art. 9 GDPR)

Asistentul este configurat să colecteze date de contact, serviciul solicitat și intervalul preferat; nu pune diagnostice și nu solicită istoric medical. Unele șabloane (ex. pentru clinici stomatologice) pot întreba ce problemă sau ce tratament o interesează pe persoană și dacă are dureri sau e un tratament planificat, pentru a prioritiza programarea — poți modifica sau elimina aceste întrebări din configurare. Dacă un lead oferă din proprie inițiativă informații despre sănătatea sa sau alte date din categorii speciale, le prelucrăm doar ca parte a conversației (stocare, generarea răspunsului, afișare în inbox), exclusiv conform instrucțiunilor tale, și nu le folosim în alt scop. Te obligi să nu configurezi asistentul pentru a colecta categorii speciale de date decât dacă ai un temei legal conform art. 9 GDPR și îți informezi corespunzător pacienții sau clienții. Aceste date se păstrează și se șterg conform A1.7; la cererea ta le ștergem mai devreme.

A1.4. Subprocesatori autorizați și transferuri

Ne autorizezi în mod general să folosim subprocesatorii de mai jos, cu obligații contractuale de protecție a datelor cel puțin la fel de stricte ca cele din această anexă. Furnizorii marcați „opțional" primesc date doar dacă tu conectezi integrarea respectivă. Stripe și SmartBill prelucrează doar datele contului tău, nu datele lead-urilor.

Aplicația și baza de date sunt găzduite în România (UE). Transferurile către furnizorii din SUA se fac pe baza cadrului UE–SUA de protecție a datelor (Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați, și/sau a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Te anunțăm cu cel puțin 15 zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui subprocesator, cu drept de obiecție.

A1.5. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptarea comunicațiilor (TLS), criptarea token-urilor și cheilor, controlul accesului pe bază de rol și sesiuni, jurnal de audit pentru acțiunile sensibile, copii de rezervă automate, criptate în afara serverului principal și cu păstrare limitată (vezi A1.7), acces la datele de producție restricționat la personal autorizat.

A1.6. Asistență și incidente

Te asistăm, în limite rezonabile, la îndeplinirea obligațiilor tale privind drepturile persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, export) — prin funcțiile din aplicație (export CSV, ștergere conversații) sau la cerere. Te notificăm fără întârzieri nejustificate (cel târziu în 48 de ore de la constatare) despre orice încălcare a securității datelor care afectează datele prelucrate pentru tine.

A1.7. Păstrare, ștergere și restituire

Datele lead-urilor se păstrează cât timp contul tău e activ sau până când le ștergi (din aplicație — ștergerea unei conversații elimină mesajele și, dacă nu mai are alte conversații, lead-ul — sau la cererea ta scrisă). La încetarea contractului, îți putem exporta datele (format CSV/JSON) și le ștergem din sistemele active în cel mult 30 de zile, cu excepția datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm (ex. documente contabile). Copiile de rezervă se rotesc automat: copii locale orare (ultimele aproximativ 3 zile), o replică continuă a bazei de date (istoric de 7 zile) și o copie zilnică criptată în afara serverului principal (30 de copii zilnice, 4 săptămânale și 6 lunare). Datele șterse din sistemele active dispar din copiile de rezervă pe măsura rotației, în cel mult 6 luni. Copiile de rezervă sunt folosite doar pentru restaurare după incidente.

A1.8. Audit

La cerere scrisă, cel mult o dată pe an, îți punem la dispoziție informațiile rezonabil necesare pentru a demonstra conformitatea cu această anexă (descrierea măsurilor, certificări/atestări ale subprocesatorilor).